Projektmanagement Basics


Vorabemerkung
Dieser Vortrag vermittelt die Grundlagen die wichtig sind für das Verständnis für den organisatorischen Teil des Projektmanagements. Slideshare ermöglicht eine gute Möglichkeit Präsentationen zu teilen, aber hier fehlen vortragsunterstüztende Elemente. Wie z.B. Animationen.
Der Kommentar ist eine Verständnisshilfe kann aber eine gesunde Diskussion nicht ersetzen.
Ich wünscheEuch viel Vergügen.
Beste Grüße,
Mario

Tipp: Kommentar ausdrucken und die Präsentation im Vollbild schauen.

Folie 1 – Einleitung in das Thema
Projektmanagement ist wichtig Unternehmen um Vorhaben neben dem laufendem Betrieb umsetzen zu können. Hauptaugenmerk soll im operativen Bereich liegen, aber es gibt einige Regeln die als Mindestvoraussetzung hilfreich sein. Beim Projektmanagement darf jedoch der Grad des Managements nicht überzogen sein. Auch hier gilt: „so wenig wie nötig, so viel wie nötig“. Software kann bei der erfolgreichen Projektdurchführung helfen. Die folgenden Aspekte werden in den meißten Produkten umgesetzt.

Folie 2 – Projekteigenschaften
Zunächst muss geklärt werden, ob ein Vorhaben wirklich ein „projektfähig“ ist. Es ist nicht sinnvoll Standardvorhaben oder Aufgaben aus dem Tagesgeschäftes mit Projekten zu verwirklichen.

Folie 3 – PM-bedeutet
Projektmanagement ist ein gutklingender Begriff. Was aber steckt wirklich dahinter? Ein Projektmanager muss ein „Allrounder“ sein.
Integrationsmangagement: Menschen (Projektintern und -extern) zusammenbringen. Ein Projekt findet meißt nicht nur in einer Abteilung statt, sondern ist vertikal in allen Abteilung passiert.

Folie 4 – Magisches Dreieck
Ein Dreieck hat bekanntlich drei Ecken. Drei Ecken können nicht gleichzeitig besetzt werden. Als Beispiel: Ein Wunsch nach mehr Qualität verursacht Aufwand = Kosten. Dieser Konflikt ist ständig präsent. Egal ob bei Planug der Ressourcen, Budgetierung oder Zieldefinition.

Folie 5 – Stakeholder
Stakeholder = dt. Interessent
Erfolg und Nichterfolg wird über die Stakeholder „entschieden“ sind Ziele erreicht, das Vorhaben umgesetzt. Der Projektverantwortliche, z.B. ein Chef, muss nicht zwingend im Projekt aktiv sein, kann jederzeit auskunft über Budgetabschöpfung, Resourcenverbrauch etc. verlangen.
Aber nicht nur „Chef“ und co. sind Stakeholder. Ein typisches Beispiel ist auch der Personal-/Betriebsrat. Obwohl nicht aktiv beteiligt, kann ein Projektvorhaben viele Auswirkungen haben die unbedingt bedacht werden sollten. Werden z.B. Mitarbeiterdaten gespeichert, so ist der Betriebs-/Personalrat unbedingt zu informieren. Passiert dies frühzeitig berücksichtig, sinkt das Risiko des Misserfolgs.

Folie 6 – Projektablauf
Das Projektvorhaben ist bestätigt und das Projekt wird angegeangen.
Häufig beginnt ein Projekt mit einem sogenannten „Kick Off“. Das ist nicht mehr oder weniger als eine Veranstaltung mit dem Ziel das Projekt, die Teilnehmer vorzustellen.

Das Projekt im laufendem Prozess ist eine Wechselwirkung von operativen – und strategischen Aktionen. Das Projekt endet erst mit der Abmnahme durch den Auftragsgeber.

Genauso wichtig wie ein Projektanfang oder eine Initierung ist ein Ende. Für die Leute im Projekt oder die projektbeteiligten ist in einer nachgelagerten Phase – gern auch mit gesundem Abstand – eine Bewertung sinnvoll und eine wichtige Wissens- und Verbesserungsresource.

Folie 7 – Projektauftrag
Der Projektauftrag, wurde schon angesprochen, ist das Vertragswerk und Grundlage für weiteres Vorgehen. Verantwortlichkeiten, Ziele, Budgets und Terminevorgaben sind niedergeschrieben mit der nötigen Flexibilität.
Projekte sind oft hochflexibel mit der Folge das eigentliche Ziel aus dem Auge zu verlieren. Weiterentwicklungen sollten nicht außer Betracht gelassen werden, aber der Projektauftrag hilft dem Verantwortlichen zielorientiert sein Projekt überprüfen.

Folie 8 – PSP Element
Im Projekt arbeiten mehrere Menschen zusammen. Im besten Falle wissen alle voneinander und kennen die Aufgaben. Es ist aber ebenso denkbar, dass Projekte weltweit durchgeführt werden und die Projektgruppenmitglieder sehr autark agieren müssen. Verantwortlichkeiten für Tätigkeiten werden über PSP-Elemente sinnvoll abgegrenzt.

Folie 9+10 – Projektstrukturplan
Was der Putzplan im Haushalt ist oder der Stundenplan in der Schule ist vergleichbar mit dem Projektstrukturplan. Der PSP-Plan ist DAS Kommunikationselement im Projekt. Die Balkendiagramme aus Visio können nicht vergleichbares leisten. (Anmmerkung: MS Visio wird gerne als Projektsoftware verstanden, deckt aber nur Teilbereiche ab). Der Hierarchisch aufgestellte PSP-Plan kann im Unternehmen als Standardvorlage existieren um Projektvorhaben zu beschleunigen. Der „erste Ast“ ist von organisatorischer Natur, also losgelößt vom Inhalt. Dieser sollte so oder so ähnliche in jedem Projektstrukturplan vorkommen. die Teilprojekte 2 – n ergeben sich aus der Aufgabe.

Im Projektstrukturplan fließen die Informationen der PSP – Elemente zusammen sodass der Projektverantwortliche sofort einen Ein- und Überblick über den akutellen Ist-Zustand des Projektes hat. Ergibt sich handlungsbedarf weil PSP Element noch nicht abgeschlossen sind oder Mittel überzogen worden, vielleicht sogar nicht ausgeschöpft und noch zur Verfügung stehen – im PSP-Plan ist es ablesbar.

Folie 11 – Meilensteine
Meilensteine sind die Kirschen im Kuchen.
Ganz wichtig! Meilensteine nicht mit PSP-Elementen verwechseln.
Eine Meilenstein hat die Zeitdauer null und auch keine Kosten.
Beispiel für ein Meilenstein bei einem Hausbau – das Richtfest.

Folie 12+13 – Erfolgsfaktoren
Gute Projektverantwortliche waren gute Schüler. Erfahrung spielen eine sehr große Rolle. Erfolgsfaktoren sind nicht nur inhaltlicher Natur – z.B. Projekterfolg im Budgetrahmen, sondern haben viel mit Organisationstruktur zu tun. Ein Projekterfolg ist maßgeblich durch soziale Intiligenz geprägt.

Folie 14 – Fallen
Auf der einen Seite sind Projekte Problemlöser und eine Möglichkeit innerhalb der Arbeit ein „Job-enrichment“ zu erleben.
Projekte sind auch eine Möglichkeit um unbeliebte Aufgaben zu delegieren oder Verantwortung abzutreten. Sowohl Projektverantwortlicher, -auftraggeber und mitglieder sollten zum Selbstschutz das Projekt prüfen.

Folie 14 – Abschluss
Wichtig! Wichtig! Ein Projekt muss abgeschlossen, notfalls abgebrochen werden. Tätigkeiten die zwar Projekt genannt werden, aber kein absehbares Ende haben oder Standardarbeitsabläufe replizieren sind keine Projekte.
Nach dem Projekt kann man es gerne „krachen lassen“. Zielerreichung kostet oft Freizeit, Nerven und Engagement. Lob und Ehrung fallen vielen Personen und Unternehmen oft schwer – eine Party kann hier helfen. Aber nicht nur projektintern sondern auch nach außen sollte kommuniziert werden, dass das Projekt abgeschlossen ist. Feedback und Reflexion müssen sich nicht unmittelbar an das Projekt anschließen, sollten aber zeitnah geschehen.

Folien aus dem Anhang wurden für die Präsentation kopiert und den Zuhörern ausgeteilt.
Folie 17 – Anhang 1
Beispiel für eine PSP-Element

Folie 18 – Anhang 2
Beispielinhaltsverzeichnis eines Projektauftrags.

fin

Ein Gedanke zu „Projektmanagement Basics

  1. further reading:

    Leading-Performing-Living by Fredmund Malik

    Who moved my cheese? by Spencer Johnson

    The deadline: A Novel about Project Mgmt by Tom DeMarco

Kommentar verfassen